Gestion administrative : l’archivage pour garantir un service public plus performant et transparent

D’emblée, Valencia Iloki Engamba rappelle que « préserver la mémoire de la Nation engendre la mise en place de l’urgence d’une grande campagne d’archivage en République du Congo ». Car, dans toutes les grandes nations, les archives ne sont pas de simples piles de documents rangées dans des bureaux poussiéreux. Elles constituent la mémoire vivante de l’État, la preuve des droits des citoyens et le socle de la continuité administrative.

De ce fait, au Congo, l’heure est venue de faire de l’archivage une priorité nationale, non seulement pour préserver l’histoire institutionnelle du pays, mais aussi pour garantir à chaque citoyen l’accès durable à ses droits fondamentaux.

Le cadre juridique de l’archivage est prévu dans les dispositions de la loi n° 005-91 du 16 mai 1991 relative au versement, à la conservation et à la communication des archives publiques. Cette loi confère à l’État la responsabilité d’assurer leur collecte, leur conservation, leur protection et leur communication au public.

Pourtant, constate-t-elle, plus de trente ans après son adoption, les défis demeurent immenses : pertes de documents, dégradation physique des archives, absence de classement moderne, difficultés d’accès pour les citoyens et faible numérisation des services administratifs. Chaque année, des milliers de Congolais rencontrent des obstacles pour obtenir un acte de naissance, un diplôme, un certificat administratif ou tout autre document essentiel à leur vie sociale et professionnelle. Derrière chaque document introuvable se cache souvent un droit menacé : droit à l’éducation, à l’emploi, à l’identité, à la retraite, ou encore, à la justice. Conséquences : « Une archive détruite ou inaccessible peut effacer une carrière, compliquer une succession ou empêcher un citoyen d’exister pleinement devant l’administration ».

Face à cette réalité, une grande campagne nationale d’archivage et de dématérialisation des documents administratifs apparaît aujourd’hui comme une nécessité historique. « La modernisation de l’administration congolaise ne peut se limiter à l’informatisation de quelques services. Elle doit s’inscrire dans une véritable politique publique de gestion documentaire intégrée. Les documents relatifs aux activités actuelles comme passées de l’administration doivent être numérisés, classés, sécurisés et rendus accessibles selon des procédures fiables et transparentes », relève la  présidente du Conseil d’administration de l’association Accès droit pour tous.

Pour Valencia Iloki Engamba, la dématérialisation représente une révolution administrative majeure. Elle permet de protéger les documents contre les incendies, l’humidité, les pertes ou les destructions accidentelles. Elle réduit les délais de traitement, facilite la délivrance rapide des actes administratifs et améliore la relation entre l’État et les citoyens. Une administration moderne est  celle qui est capable de retrouver rapidement l’information juste, au moment opportun. « Mais la dématérialisation ne doit pas devenir un simple transfert mécanique du papier vers l’écran », explique-t-elle.

«Former la jeunesse congolaise autour des métiers des archives et du numérique»

Le défi véritable réside dans la conservation durable des archives numériques. En effet, sans stratégie claire, les documents électroniques d’aujourd’hui risquent de devenir illisibles demain, faute de supports adaptés, de systèmes de sauvegarde fiables ou de compétences techniques suffisantes. « C’est ici qu’intervient une autre urgence nationale : former et mobiliser la jeunesse congolaise autour des métiers des archives et du numérique », suggère-t-elle.

Les jeunes doivent être placés au cœur de cette transformation historique. Archivistes numériques, spécialistes de la conservation électronique, techniciens de numérisation, gestionnaires de bases de données documentaires : autant de compétences stratégiques que le Congo doit développer pour garantir la pérennité de sa mémoire administrative.

Dans cette dynamique, la présidente de l’Association Accès droit pour tous lance un appel fort aux pouvoirs publics, aux collectivités locales et aux administrations centrales afin d’engager une collaboration pour la sauvegarde des archives publiques.

S’appuyant sur un collectif de cent jeunes congolais encadrés par des pairs formés aux techniques de structuration et de traitement des archives intermédiaires, l’Association est pleinement disposée à assister les institutions dans leurs projets d’archivage, de numérisation et de conservation documentaires.

« Cet engagement citoyen démontre que la jeunesse congolaise ne demande qu’à participer à la modernisation de l’État et à la protection des droits de la population. En associant les jeunes aux politiques publiques d’archivage, le pays créerait non seulement des opportunités d’emploi et de formation, mais bâtirait également une culture nationale de la mémoire et de la responsabilité administrative. Cette campagne nationale pourrait ainsi devenir un vaste projet de transmission entre générations. Les documents hérités du passé seraient sauvegardés grâce aux technologies du présent pour servir les citoyens de demain. En s’impliquant dans les archives, le Congo investirait à la fois dans sa souveraineté documentaire, dans la protection des droits civiques et dans la modernisation de son administration publique », suggère-t-elle

Elle confie que le ministère en charge de la Culture, en collaboration avec les institutions publiques, les collectivités locales, les universités et les centres de formation, a aujourd’hui l’opportunité historique de porter cette ambition nationale. Il ne s’agit pas seulement de conserver des papiers administratifs. Il s’agit de préserver l’histoire des familles, la mémoire des institutions, les preuves des droits acquis et l’identité collective de la nation.

Valencia Iloki Engamba rappelle que « L’archive est la conscience écrite d’un peuple. Une nation qui protège ses archives protège sa vérité, son histoire et l’avenir de ses citoyens ». 

Elle lance un appel car, estime-t-elle, « le temps est venu pour la République du Congo d’engager une politique audacieuse d’archivage et de dématérialisation, afin que plus aucun citoyen ne perde ses droits faute de documents et que la mémoire institutionnelle du pays demeure accessible aux générations futures ».

Ainsi, estime-t-elle, « Former les jeunes à la gestion documentaire est une solution clé pour la mémoire institutionnelle...Un document égaré est un droit perdu... Jeunes : archivons ! ».