Administration du territoire : rappel à l’ordre pour la délivrance des actes d’état civil

Le texte qui est entré en vigueur à la date de sa signature interdit formellement plusieurs pratiques irrégulières, à savoir l’établissement d’un acte sur un support non autorisé, d’antidater ou de postdater frauduleusement un acte, de modifier une mention sans décision de justice, insérer ou supprimer frauduleusement une mention, délivrer un acte non conforme aux inscriptions du registre, ou encore établir plusieurs actes pour une même personne sans fondement légal. La délivrance d'un acte à partir d'un document dont l'authenticité n'a pas été vérifiée est également interdite.

Le préfet rappelle qu’avant toute délivrance de copie ou d'extrait, les agents doivent procéder à des vérifications portant sur la référence de l'acte, l'année et le lieu d'établissement, l'identité des personnes, les mentions portées dans le registre, les éventuelles mentions marginales et la concordance entre le document délivré et l'acte source. Toute anomalie constatée doit être signalée au supérieur hiérarchique avant la délivrance.

Aussi, la modification d'acte ne peut être effectuée en dehors des procédures légales. Les rectifications et transcriptions doivent être appuyées par des décisions de justice, dont les agents doivent vérifier l'origine, la référence et la juridiction d'émission. Les agents s'interdisent de procéder, de leur propre initiative, à des modifications substantielles comme l’identité, la filiation, la date ou lieu de naissance, les mariages et les décès.

Les autorités compétentes procéderont, en outre, à des contrôles réguliers des services d'état civil, portant sur la régularité des inscriptions, la tenue des registres, la délivrance des actes, la conservation des documents et le respect des procédures. Tout manquement fera l'objet d'un rapport transmis à l'autorité compétente.

Responsabilité des agents

La circulaire rappelle que tout agent ou officier participant, par action ou omission, à l'établissement, à la modification, à la délivrance ou à la circulation frauduleuse d'un document d'état civil s'exposera aux sanctions prévues par les textes, sans préjudice des poursuites judiciaires. « Les responsables hiérarchiques sont tenus de signaler les faits susceptibles de constituer une infraction », a précisé le directeur général dans sa circulaire. Il a également insisté sur le devoir de vigilance des agents, rappelant que « tout officier ou agent de l'Etat sont chargés, chacun en ce qui le concerne, d'appliquer strictement le présent document ».